Comparison with a Business Consolidation System(BCS) background

NOTE:  SAP BPC 7.5 NW

• Applications hold transaction data.
• Applications are InfoCubes in BW.
• Applications have multiple dimensions and they have multiple properties.
• The dimensions are characteristics and the attributes are navigational.
• The Legal application is equivalent to the InfoCube we define in the databasis.
• The Rate application would equal the TCURR table.
• The Ownership application is equivalent to the investment / equity data store object.
• Account Dimension = Item.
• Category = Version.
• Datasource Dimension = Posting level and document type.
• Entity Dimension= consolidation unit.
• Group Dimension= consolidations groups
• Intercompany Dimension = Trading Partner.
• Additional user defined dimensions = additional sub assignments.
• Business Rules = Methods.
• Account transformations = Reclassifications.
• Automatic Adjustments = Inter Unit Eliminations and COI Entries.
• Work status = Blocked tasks.
• BPF’s relate to the Monitor.
• Input and Report Currency Dimension= currency key.
• In the Rate App: Account = Exchange Rate Type (Avg, End, etc)
• InfoProvider data manager package = Load Data Stream
• Balancing logic = Selected Items
• BPC for Excel = Business Explorer Analyzer
• BPC allows periodic or YTD data storage while BCS is always periodic.






Note: Dimensions in Business Planning and Consolidation are the same as characteristics in BW. Dimensions in BW however are tables in an InfoCube. BW Dimensions may contain one or more characteristics.

ApShell application

You use the ApShell application set to build your own application sets. It contains sample applications, system information and defaults, and report and input schedule templates. Because it is a shell, it needs to be filled in with publications and reports in order to become a fully functioning application set. The dimension master data is included and that means it is ready to run.

You must not modify ApShell.

It is highly recommended that the delivered ApShell not be modified. Instead, ApShell should be utilized as a template for all customized Application Sets. ApShell contains the correct formatted property values required for many of SAP Business Planning and Consolidation’s delivered functionality. Recreating these property based interrelationships is highly complex and is likely to fail without deep technical knowledge of the requirements.


See the public website at ’help.sap.com’ Go to SAP Business User → EPM Solutions → Business Planning and Consolidations. Also, see the BPC how to papers on the Software Developers Network (SDN.SAP.COM). This site requires an on line system support id (OSS).

To create an ad hoc audit report

FOLLOW THESE STEPS:

1. From BPC for Excel, select eAnalyze > Audit Reports. The Audit Report Filter page opens in
a browser.

2. From the Task list, select the task whose data you want to see. You can alternatively leave All
tasks selected.

Tasks include BPC for Excel, Data Manager Import, Data Manager Clear, Logic Execution, Journals, and Investigator, but you can only see the tasks that have been set up in the application by the administrator.

3. From the Category list, select the Category whose data you want to view.
 
4. From the End Date/Time field, select the date and time up to which you want to view audit
data.

The default is the current day. If the same day, the start date starts at 12:00 a.m., and
the end date ends at 11:59 p.m.
 
5. In the Rows field, select the dimension you want to group the other columns by, then select ID or Description to show the member ID or member description, respectively.

6. In the Column fields, select the dimensions you want to see on the columns.
 
7. In the Level 1 and Level 2 fields, select dimensions and members on which to base the report.
 
For example, if you want to view audit data for a particular entity, enter Entity in the Filter name field, then enter the desired member in the Filter value field. Click the Browse button to browse for a member associated with the selected dimension.
  
8. Select Portrait to view the report in portrait orientation, or Landscape to view it in landscape orientation.
  
9. Click View Report.
 

THATS ALL FOLKS!!!

Dimesions & Properties . . .

What is process Dimension functionality: When you create/change a dimension all the changes are updated to the database – BW cube. After you create the dimension you have to process the dimension in the BPC admin console to update the DB.

Dimension field names can be max 20 chars.

Dimension properties length if it is less than or equal to 60 will be stored as a BI attributes.

More than 60 will be stored as a string in BW.


There is no limit of the length of the properties.


In BPC you can only increase the size of the property and you can’t reduce the size. This is very important.


It is not possible to delete the member until it is deleted from all applications where it is used.Same as deleting the master data in BW.


If the property length is more than 60 it can’t be used in script logic calculations.

Renaming a existing member is not possible in netweaver BW. Copy and use it.

Application Parameters for Consolidation

As a prerequisite to using consolidations, you must update some settings via the ’set application parameters’ option from the web client. The parameters reference how organizational information from the ownership application is used for example. You did this back on day one and now you’ll see how they (the ones that start with ’ORG’ )are used in the Dynamic Hierarchy Editor (DHE).

• Opening Balance: Enables the business rule table for balance carry forward.
• Org_Accountlist: Member id’s of the ownership account dimension that store methods, % consolidation and , % ownership.
• Org_Accountdown: member id of the ownership account that specifies the Position of a consolidation entity within the group.
• Org_intco: the 3rd party member in the Intercompany dimension.
• Org_ownershipcube: name of the linked Ownership application.
• Org_parentproperty: property name in the Groups dimension to define the hierarchy used in the dynamic hierarchy editor.
• Ownership_App: the consolidation logic requires the Ownership application .

You cannot use any of the following terms as dimension names on SAP BPC

App, AppAccess, AvlObject, CategoryAccess, CollabDoc, CollabIcons, CollabRecipient, CollabSupport, CollabType, DBVERSION, Defaults, DesktopStyleDef, Dimension, DrillDef, DTIParam, Function, Formula, Group, InvestParam, MemberAccess, MessageLog, Packages, PageDef, Permission, PublishedBooks, Rate,ReportParam, SectionDef, Status, StatusCode, TaskAccess, User, UserGroup, UserPackages, UserPovDef,WebContents, SOURCE, SIGNEDDATA


In addition, you cannot name a dimension after an existing BPC database table.

Tipos de Optimización en SAP BPC 7x en versión Microsoft

Existen tres tipos de optimización para SAP BPC 7x en versión Microsoft:

• Lite Optimization: Limpia la tabla WB y la mueve a la tabla FAC2. Esta opción no deja la aplicación offline.

• Incremental Optimization: Limpia ambas tablas, WB y FAC2 y mueve los datos a la tabla FACT. Esta opción deja el sistema offline, así que lo mejor es ejecutar está opción en breves periodos.

• Full Optimization: Limpia las tablas WB y FAC2 y además procesa las dimensiones. Esta opción deja el sistema offline y además su tiempo de ejecución lleva más tiempo que la anterior.Se recomienda ejecutar entre periodos largos de tiempo

¿Como hacer la seguridad en BPC?

La seguridad se crea exclusivamente desde SAP BPC.

Tanto los usuarios, equipos, perfiles de tareas y los perfiles de acceso a miembros tiene que estar configurados para una AppSet.

El orden normal de la configuración es:

• Crear perfiles de tarea y perfiles de acceso a miembros.
• Crear equipos y asignar los perfiles a los equipos
• Crear Usuarios y asignarlos a los equipos.

Si tu añades un nuevo usuario, añadelo directamente a un equipo. Intenta evitar la asignación de usuarios directamente a las tareas de perfiles y acceso a perfiles.

Dimensiones necesarias para una Consolidación Legal

A la hora de realizar una Consolidación Legal se necesita una serie de aplicaciones con sus respectivas dimensiones. A continuación se detallan:

Esta es la lista de todas las dimensiones necesarias para la Aplicación Legal:

C_Acct (A)
C_Category (C)
C_Datasrc (D)
Flow (S)
Group (R)
Entity (E)
Intco (I)
Time (T)


Una aplicación donde se almacenan los Ratios (Tasa) de cambio. La lista de dimensiones necesarias son:

R_Acct (A)
C_Category (C)
R_Entity (E)
InputCurrency(R)
Time(T)


Una aplicación Ownership, donde se almacenan los perímetros a tener en cuenta en la Conso. Legal
Las dimensiones son:

O_Acct (A)
C_Category (C)
Entity (E)
Time (T)
Intco (I)
Groups(R)

Ya sabes que para que para crear un dimensión tienes que ir a la consola de Admnistración, ir a la librería de dimensiones y en el panel de acciones de la izquierda "Añadir una nueva dimensión".

Insertar caracteres no válidos en el ID de miembro

A más de alguno se le puede ocurrir introducir caracteres raros en la propiedad ID que viene por defecto en todas las dimensiones, o añadir cierto nombre a una aplicación. ¿Que restricciones existen a la hora de utilizar nombres en BPC para dimensiones, propiedades, ID, . . .? Esto podría ocasionar errores en el cliente Excel.


Como revisar estas palabras reservadas.

1.-Logeate en el sistema ABAP
2.-Vamos a la Tx SM30.
3.-Introduce la tabla/vista UJA_VALID_VAL


Estos son los valores que están restringidos. Según el parche que tengas instalado, y versión, esta tabla varía.
 A continuación te muestro algunos valores que pueden o no estar:

    NAME                                            VALUE

    INVALID_APPL_NAME_CHAR     !
   INVALID_APPL_NAME_CHAR     :
   INVALID_APPL_NAME_CHAR     ;
   INVALID_APPL_NAME_CHAR     |
   INVALID_APPSET_NAME        ADMINTEMPLATES
   INVALID_APPSET_NAME        ROOT
   INVALID_APPSET_NAME        WEBFOLDERS
   INVALID_APPSET_NAME_CHAR   !
   INVALID_APPSET_NAME_CHAR   :
   INVALID_APPSET_NAME_CHAR   ;
   INVALID_APPSET_NAME_CHAR   |
   INVALID_DIM_NAME           AMOUNT
   INVALID_DIM_NAME           APPL_ID
   INVALID_DIM_NAME           APPSET_ID
   INVALID_DIM_NAME           AUTO_REVERSED
   INVALID_DIM_NAME           BALANCED
   INVALID_DIM_NAME           COMMENT
   INVALID_DIM_NAME           CREDIT
   INVALID_DIM_NAME           DATEMODIFIED
   INVALID_DIM_NAME           DATEPOSTED
   INVALID_DIM_NAME           DATEWRITTEN
   INVALID_DIM_NAME           DEBIT
   INVALID_DIM_NAME           DESCRIPTION
   INVALID_DIM_NAME           EDITABLE
   INVALID_DIM_NAME           IDJ_AUTO_REV
   INVALID_DIM_NAME           IDJ_GROUP
   INVALID_DIM_NAME           IDJ_OLD
   INVALID_DIM_NAME           JRN_ID
   INVALID_DIM_NAME           JRN_TMPL_ID
   INVALID_DIM_NAME           KEYWORD
   INVALID_DIM_NAME           KPI
   INVALID_DIM_NAME           OFFLINE
   INVALID_DIM_NAME           ONLINE
   INVALID_DIM_NAME           POSTED
   INVALID_DIM_NAME           PRIORITY
   INVALID_DIM_NAME           RECORDID
   INVALID_DIM_NAME           REMARK
   INVALID_DIM_NAME           REOPEN
   INVALID_DIM_NAME           ROW_NUM
   INVALID_DIM_NAME           SCOMMENT
   INVALID_DIM_NAME           USER_ID
   INVALID_DIM_NAME           USERC
   INVALID_DIM_NAME           USERP
   INVALID_DIM_NAME           VARIABLET
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      !
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      (
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      )
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      *
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      .
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      :
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      ;
   INVALID_DIM_NAME_CHAR      |
   INVALID_MBR_ID             TMVL
   INVALID_MBR_ID_CHAR        !
   INVALID_MBR_ID_CHAR        #
   INVALID_MBR_ID_CHAR        $
   INVALID_MBR_ID_CHAR        %
   INVALID_MBR_ID_CHAR        (
   INVALID_MBR_ID_CHAR        )
   INVALID_MBR_ID_CHAR        *
   INVALID_MBR_ID_CHAR        /
   INVALID_MBR_ID_CHAR        ;
   INVALID_MBR_ID_CHAR        ?
   INVALID_MBR_ID_CHAR        |
   INVALID_MBR_ID_CHAR        +

Estos valores los puedes introducir pero con mucho cuidado.

Antes tienes que ir a la Tx SE91, e introducir UJA_EXCEPTION, seleccionar "Cambiar", ir a la linea 270  e introducir, Invalid Appset ID '&1' y "Guardar".


Luego volvemos a la Tx anterior y en la misma UJA y tendrías que darle al botón de "Mantener"  y "Nueva Entrada". Una vez introducido los valor/es anteriores "Guardar".

Espero que esto alguna vez te pueda ayudar

Set AppSet Parameters

Following Parameters must be set during setting up the Application Set. (Most of them are not necessarily consolidation required, but the generic system requirement for AppSet. )
 

http://servername/OSoft/Admin/SetParameters.aspx


AVAILABLEFLAG:  Controls whether the system is offline or not. Yes means the system is online and available for sending data to the database. You can take the system offline by changing the value to No. Y=Yes; N=No


AVAILABLEMSG:  The message that is displayed to users who try to access an application that is offline (AVAILABLEFLAG = No). For example, the message might be Business Planning and Consolidation is temporarily unavailable due to scheduled maintenance.



AVAILABLEURL: The name of the Web page to display to users who try to access an application that is offline. (AVAILABLEFLAG = No). For example, the url might be: /BPC/NotAvailable.asp


ALLOW_EXTENSIONS: If [ALL], It was allowed all extension in BPC.


DEFAULT_EXTENSIONS: XLS, XLT, DOC, DOT, PPT, POT, XML, MHT, MHTML, HTM, HTML, XLSX, XLSM, XLSB, ZIP, PDF, PPTX, PPTM, POTX, POTM, DOCX, DOCM, DOTX, DOTM, CDM, TDM, PNG, GIF, JPG, CSS, MRC

ALLOW_FILE_SIZE: Maximum Files Size allowed for uploading is 100M, which should be written as “104857600”.


UPLOADTEMP Temporary folder used to store Content Library documents. (Required)
Directory for web server to put uploaded file before it was transferred into file share.


TEMPLATEVERSION: Current version number of the dynamic templates in your application set. Whenever you add to or change your input schedule or report dynamic templates, you should increment this version number so that users will automatically get the new templates downloaded when they log on to this application set. For example: 01 (Version01). User can also reset the template version from the Admin Console.

JREPORTZOOM: This parameter allows user to set the default zoom magnification value on HTML journal reports. The recommended value = 75%

LOGLEVEL: 0= No log, 1 = Error Log only, 2 = Error and Success Logs, 3 = All Logs ( Error, Warning, Success)

SYSTEM: BPC 7 Internal system Parameter, default value = 1

MESSAGE BPC 7 Internal system Parameter, default value = Blank

STATUS BPC 7 Internal system Parameter, default value = 1


Technical Aid: At back end, all parameters are stored in ABAP DDIC table:
UJA_USER_DEF.

Cómo crear un nuevo usuario

Desde el menú de adiministración, seleccione la carpeta Security >Users y pulse la opción Add new user que aparece disponible en el panel de acción.

Aparecerá una ventana como la siguiente, con cuatro pestañas:

a) User Setup: Defina el dominio y el nombre de usuario y añádalo a la lista de miembros seleccionados mediante los botones > ,<, >>, <<. Pulse next.


b) User Detail: Introduzca un e-mail de contacto para el usuario. Pulse Next.


c) Assignments: Ésta es la opción que permite asignar al usuario a un equipo, a un “task profile” y a un “member acces profile”.


d) Finish: Por último, pulse Finish y Apply para procesar el nuevo usuario creado.



También podemos introducir cambios en la configuración de un usuario a través de la opción Modify user, también disponible en el panel de acción.

Perfiles de Tareas estandar

Para definir los Perfiles de Tareas ( TASK PROFILES ) se tendra que relizar la siguientes operaciones:

Dentro de Seguridad, en la carpeta Task Profiles, se podrán crear nuevos perfiles de tareas, visualizar los ya existentes e incluso eliminarlos. Para crear un nuevo perfil de tareas se seleccionará, dentro del Panel de Acciones, la opción Añadir nuevos perfiles de tarea. Se abrirá la siguiente ventana:

Existen, por defecto, tres Perfiles de Tareas:
- Administrador del sistema: crea, modifica o borra conjuntos de aplicaciones y datos maestros, y define la seguridad.
- Administrador primario: puede hacer todas las tareas de administración, menos crear, modificar y borrar conjuntos de aplicaciones.
- Administrador secundario: mantiene los datos maestros.


En caso de que las funciones que contenga el nuevo perfil sean las funciones del administrador del sistema, del administrador primario o secundario, se marcará el flag correspondiente.

Los perfiles de tareas creados por defecto engloban las siguientes acciones:

                           Administrador de Sistema: Biblioteca de Contenidos,Conjunto de Aplicaciones, Definición de Usuarios, Drill Through, Auditoría.

                            Administrador Primario: Biblioteca de Contenidos, Aplicación, BPF, Creación Páginas Web, Definición de usuarios, Dimensión, Drill Through, Live Report, Bloqueos, Gestión de la Auditoría, Gestión de Libros, Gestión Biblioteca Contenidos, Gestión Live Report, Conjunto de Aplicaciones, Publicación de Libros, Publicación de ficheros, Publicación Offline, Estado de Trabajo, Actualización de la carpeta Empresa, Administración Web.

                            Administrador Secundario: Biblioteca de Contenidos, Creación Páginas Web, Drill Through, Live Report, Gestión Live Report, Administración Web

Process Dimension - Procesar una dimensión

¿Cómo se procesa una dimensión? En versión Microsoft.

1. Asegúrese siempre de que las opciones “Take System Offline” y “Process members from member sheet” están seleccionadas, de tal forma que los cambios se efectuén correctamente y que ningún dato se vea afectado durante el proceso.¡Atención! Al realizar este paso bloqueará el acceso al sistema para resto de usuarios.

2. Seleccione la dimensión que quiera procesar.

3. Seleccione siempre todas las aplicaciones en las que se utiliza la dimensión a procesar. Aparecerán todas por defecto.

4. Puede seleccionar la opción “Full process” o no. El sistema seleccionará, por defecto, la opción adecuada. Sin embargo, si desea forzar la opción “full process” para el elemento OLAP, puede elegir esta opción. Esto puede alargar bastante el tiempo de procesado en caso de tener mucha información en la base de datos.


Si la tarea se lleva a cabo correctamente, ponga el sitema on-line de nuevo para que el resto de usuarios puedan volver a trabajar.

Para poner el sistema on-line, seleccione el nombre del Application set en la esquina superior izquierda de su pantalla y elija la opción “Set application set status”entre las opciones que aparecen en el menú del panel de acción desplegado a la derecha de la pantalla.


1. Elija la opción “Available” (disponible) y…
2. “Update application set status”


Si, por el contrario, recibe un mensaje de error, tendrá que resolver los problemas antes de poner el sistema on-line otra vez. ¡Atención! Si el sistema se vuelve a poner on-line con errores en el procesado de dimensiones, se pone en peligro la integridad de la base de datos.

Dimensiones y propiedades - Directrices

Las dimensiones de los cubos se manejan desde el panel de administración de SAP BPC al cual se puede acceder o bien seleccionando SAP BPC Administration desde la página de inicio de SAP BPC o desde el panel de acción de SAP BPC for Excel.

Las únicas personas con acceso al módulo de administración serán los administradores que dispongan de los derechos de seguridad adecuados.

Todas las dimensiones contenidas en un “Application set” se encuentran dentro de lo que se llama “Dimension Library”.

Al seleccionar una dimensión, el panel de acción mostrará todas las opciones disponibles para cambiar la dimensión. Los cambios que se realicen en una dimensión serán procesados a nivel del “application set” (para todos los cubos en los que está presente dicha dimensión).

Para cambiar o añadir una propiedad en una dimensión, pulse “Maintain dimension property”.

Aparecerá en pantalla una tabla que muestra todas las propiedades definidas para esa dimensión en concreto. Para añadir una propiedad, simplemente escriba el nombre de la misma en el primer espacio en blanco que encuentre en la tabla e indique el número máximo de caracteres que permitirá a esa propiedad (recuerde que, desde un punto de vista operativo, cuando más bajo, mejor).

Seleccionando la opción InApp para versión Microsoft, se incluye la propiedad en el elemento OLAP. Sin embargo, el sistema suele atribuir de forma automática esta selección a aquellas propiedades que lo necesitan (propiedades estándar de SAP BPC).

Seleccione "Modify Dimension Property" en el panel de acción al acabar de actualizar la propiedad. A continuación, procésela.

La propiedad aparecerá en forma de nueva columna en la hoja “dimension members”, a la que se accede pulsando la opción “Maintain dimension members”.

Al cambiar una propiedad en la ventana “Maintain dimension property”, hay que ser cuidadoso. Recuerde que si cambia el nombre de la propiedad, por ejemplo, una nueva columna se introduce automáticamente en la hoja “Maintain dimension members”. La antigua columna no se ajusta de manera automática, así que deberá ser suprimida tras copiar los valores de la misma en la nueva columna.

Eliminar una propiedad también puede afectar al funcionamiento del sistema (informes, formularios, reglas de consolidación,etc…) por lo que, en caso de tener que hacerlo, habrá que ser igualamente cuidadoso.
Para borrar una propiedad, son necesarios dos pasos:

1. Borrar la línea correspondiente en la ventana “Maintain dimension property” y modificar;
2. Borrar la columna correspondiente en la hoja “Maintain dimension mebers” y procesar la dimensión.


Tras actualizar la hoja de miembros de una dimensión, debemos guardar la información (pulsando Save to Server en el panel de acción) y procesar la dimensión.

Seleccione “Process Dimension”.

Veremos lo que hay que hacer cuando se procesa una propiedad en siguientes entradas.

Seguridad en BPC

Una de las principales ventajas que ofrece SAP BPC es la posibilidad de gestionar los derechos de acceso a la información que tienen los usuarios. SAP BPC define dos niveles de protección de la información: autentificación y autorización. El primero tiene que ver con quién puede acceder al sistema mientras que el segundo tiene que ver con qué datos pueden ver los usuarios del sistema.


La seguridad en BPC está basada en Perfiles por Tareas (autentificación) y Perfiles por Acceso a Miembros (autorización) de una determinada dimensión. La combinación de estos dos perfiles determina el modo en que un usuario puede utilizar SAP BPC.

Para empezar, cuando se da de alta un usuario en SAP BPC hay que asignarle de manera inmediata un Perfil de Tareas. Evidentemente, ese perfil ya tiene que estar creado y asociado a una serie de tareas. Por otro lado, se precisa de uno o varios Perfiles de Acceso a Miembro, construidos sobre las dimensiones calificadas como “seguras”. A estos perfiles tendrán que estar vinculados los usuarios, ya sea directamente o bien a través de los Equipos.



La Seguridad se construye sobre equipos y no sobre usuarios, lo que significa que la autorización la otorga el Equipo al que pertenece el usuario, y que es este equipo el que está asociado a una serie de Perfiles de Acceso a Miembro y a un Perfil de Tareas. Se puede construir directamente el sistema de autorizaciones sobre el usuario pero puesto que lo normal es que varios usuarios tengan las mismas autorizaciones y que, por tanto, pertenezcan a los mismos equipos, y para facilitar la gestión de la Seguridad, opta por construir ésta sobre los equipos (a los que pertenecerán los usuarios).
  

Incremento de la versión de la plantilla

Esta operación se muestra en el Panel de Control de la Consola de Administración a la hora de seleccionar el conjunto de aplicaciones. También se realiza esta operación cuando

 

tras actualizar un formulario/informe en la carpeta Wizard, el administrador debe realizar una tarea adicional para que la aplicación tenga en consideración las actualizaciones. Esta tarea se puede realizar de dos formas que detallo a continuación.




1.- Una vez grabado el formulario/informe en la carpeta Wizard, el sistema mostrará automáticamente la siguiente pregunta:

Selecciona "Yes" para asegurarte de que esta actualización se realizará para todos los usuarios la próxima vez que se conecten al sistema.

Ten en cuenta esta actualización tiene una consecuencia negativa directa: cada vez que un usuario se conecte al sistema, se volverán a descargar todos los ficheros e informes de la aplicación.


2.- Y como comentamos al principio, el panel de administración permite realizar esta opción cómodamente y en cualquier momento que se necesite, siguiendo los siguientes pasos:

                            -  Seleccionando el nombre de la aplicación que quiere actualizar (en el menú de la izquierda del panel de administración).
                            - Automáticamente, se despliega un menú con opciones a la derecha de su pantalla. Seleccione la opción “Set template version”.
                            - Actualiza la versión sumando +1 a la cifra que aparezca en pantalla y pulsa, a continuación, “Update Template”.